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書類を電子化する事によって得られる4つのメリットとは?

 

契約書や領収書などの書類が、事務所のスペースを圧迫している・・・

探している資料がどこにあるか分からなくなり、見つけるのにとんでもなく時間がかかる・・・

そんな事でお悩みの企業様は多いのでは?

そこで考えたいのが「書類の電子化」。

書類を電子化する事により、下記のようなメリットが見込めます。

書類を電子化するメリット

コスト削減につながる

紙媒体の書類は、用紙代に加えて、印刷代などのコストがかかるほか、保管スペースなどもコストになります。

一方で、電子化された書類は紙代もインク代もかからないうえ、保管スペースを確保する必要もなく、大幅にコストを削減する事ができます。

資料を見つけやすい

企業が扱う書類には保管が義務付けられるものも多いですが、保管した書類を見つけるのは、意外なほど骨が折れます。

一方で電子化された書類なら、パソコンなどで検索するだけで、簡単に見つけられるようになります。

業務の効率化

多くの企業では書類の回覧や稟議などの際に、書類を運んだりで、意外なほど多くの手間がかかっています。

一方で電子化された書類なら、インターネットなどを通じてアクセスする事で、書類を運ぶ手間がなくなる事はもちろん、遠方からアクセスして、決済することなども可能です。

劣化の心配がない

電子化された書類は、紙媒体と異なり経年劣化するリスクもなく、不注意などにより破れてしまう心配もありません。

いつまでも見やすいまま残しておけるのも、電子化の大きなメリットです。

 

アルタスグループでは、2021年よりグループ全体で、給与明細のWEB配信や契約書の電子署名導入など、各種手続きの電子化を進めてまいります。

これらの取り組みを通じて事務手続きに関する作業を効率化する事で、人材を探している企業様のニーズに最も適したベストな人材を派遣・紹介する、派遣社員や特定技能の資格で働く外国人の職場定着やスキルアップを支援するなど、アルタスグループの本来やるべきことに、より集中できる環境を整えていければと考えています。

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